作为项目经理,每周的项目进展会议是你����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������的一个重要工具。通过把握每周项目更新状况,我们����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������可以处理任何重大项目。进展会议是帮助项目经理推动����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������项目前进的一个工具,使其能够就那些将影响����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������到最终可交付成果的关键问题给团队成员以指导。进����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������展会议有助于:新的项目成员融入团队;项目经理及时����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������发现问题,做出修正;项目经理����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������强调关键问题,提供早期指导。
精明的项目经理从不把进展会议仅仅作为����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������了解项目进度状况的手段。他们往往在会前����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������就已经知道了项目的进展情况。我在咨询工作����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������中发现了一些行之有效的简单方法,它们能够帮助你����� �������Ƴ����������� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������取得成功。
1、仔细关注会前准备
作为一名优秀的项目经理,应在每次进展会议����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������前与项目团队中的所有重要成员进行沟通。如果����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������对项目管理得力,你应该随时与团队成员保持紧����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������密联系。这样的话,项目进展会议上也不会发����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������生意外。意外的发生会削弱你对项目的管理,����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������并导致团队成员对你失去信心。我通常从以下几����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������个方面进行准备:
详细项目检查:我会浏览一下需要在����� �������Ƴ����������� �������Ƴ�������随后的2~4周内完成的各项任务����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������,从而了解各方面的既定进����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������度。把自己不清楚的问题查明����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������,特别是那些还关系到其他任����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������务的重要部分。仔细地浏览����� �������Ƴ����������� �������Ƴ�������各项任务将帮助你发现问题,增进你对项目中的关键����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������问题的理解。这些问题也是你将要在进展会议上提����� �������Ƴ����������� �������Ƴ�������到的。
发现瓶颈:我的一部分职责就是要发现项目中的����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������瓶颈,并制定消除瓶颈的策略。务必记住,当����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������你消除了一个瓶颈时,其他问题又将会成为该����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������项目的新瓶颈。
准备关键问题清单:我会在����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������关键问题清单上列出准备在会上与整个团����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������队或某个成员讨论的要点。开会时����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������,我会拿着这份事先准备好的清����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������单。你事先准备的行为将会传递给整个团����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������队,从而促使团队成员都在进度会议之前做准����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������备。进度会议的长度不要超过一个小时。除整个团队����� �������Ƴ����������� �������Ƴ�������参加的会议外,你也可以就具体问题组织����� �������Ƴ����������� �������Ƴ����������� �������Ƴ�������仅由部分成员单独参加的会议。����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������时刻记住,不一定所有的团队成员都得牵扯����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������进项目的方方面面。
谨言慎行:人们对任何����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������领导的评价总是来自于以下����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������几个方面:组织能力、洞察力、理����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������解力、行动能力、决断性、思维方式和领导力����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������。团队成员也在密切关注着你����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������的一举一动,不要低估这种����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������影响。
2、详细安排会议
在制定会议日程时,可以参考下述����� �������Ƴ����������� �������Ƴ�������方法。
点名:开会前,让大家知道参加会议的所有人员����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������。这对那些通过电话参加会����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������议的远程团队成员尤为重要,同时也会节约会议����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������的时间。
及时发现业务上的新问题:在为期一周����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������的工作中,你可能发现了一些和项目有关的新问题。在����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������会上要尽早和团队成员分享这些新信息,以便大家在讨����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������论项目计划进度时会考虑到这些问题。但不是任����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������何问题都值得占用会上的时间,所以务必最大程度����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������地精简信息。
检查项目计划进展:按照项目计划上的内容,让����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������每个团队成员就其本周任务完成情况及接����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������下来两周的计划做一简短汇报。通过����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������对项目计划进展情况的检查,你需要����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������了解各项任务是否在按计划进����� �������Ƴ����������� �������Ƴ�������行,是否有不能按时完成的情况出现。此外,你还需����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������要让团队成员交流与项目组成员或项目任务有关的问题����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������。对会议的管理在这一环节尤为重要,因为总有����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������人喜欢长篇大论,以致占用了不必要的时间。
关键条目:完成了对项目计划����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������进展的检查后,立即总结关����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������键条目。你可以借此机会强调一下核����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������心成员的重要作用,因为他们将直接影响到关键����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������条目的完成。同时,你也可以在此讨论一下可行的方����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������案,从而给团队成员提供一定的指导。
提问和讨论时间:给团队����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������成员留一些时间,使他们能够就讨论����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������中未涉及的问题进行提问。这时,你����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������又可以借机强调一下那些你在之前或会上发现����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������的关键问题。
总结并列出行动条目:务必要做����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������项目进展总结,并根据会议内容列出行动条目,从����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������而更有效地推动项目前进。
结束会议:用鼓励的话语和积极的期望来结束会����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������议。要时刻强调团队协作,鼓励����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������团队成员互相帮助确保项目的成功完成����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������。
会后通讯:每次会后,我都会及时地发布通����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������讯,回顾一下进展会议上的重要问题,列出����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������相关的具体行动条目。
3、关键问题值得注意
以下这些关键问题是你在组织项目进展会议时需����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������要考虑的:按时开始会议;����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������清楚项目存在的紧迫问题;清楚当前的����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������瓶颈并知道如何消除它们;重视会上发现的问����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������题及隐患;利用进展会议增进成员责任感;批评时以����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������整个团队为对象。对个别团队成员����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������的表扬可在会上提出;会议长度不宜超过����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������1小时;重大问题可另外开会解决;注意节约团队的时����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������间。单独开会解决那些只与个别团����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������队成员有关的问题。
根据上述要点去准备,你����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������一定能够建立一种很好的工作氛围,从而使整个����� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������项目取得成功。记住,大家都在密切地关注着你作����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������为项目经理是如何领导整个项目的,你的领导����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������力将会影响到整个团队的工作状况及项目的成败����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������。